Conditions Générales de Service

Mise à disposition d'espaces de travail et prestations associées

Mars 2026

Document contractuel destiné à encadrer la mise à disposition par FLEXIDESK SAS de bureaux équipés, postes en open space, salles de réunion et services associés. Ces conditions s'appliquent sauf stipulation particulière figurant dans une offre, un devis, un bon de commande ou un contrat spécifique signé avec le client.

Objet et Prestations

Article 1 — Objet et nature des prestations

Les présentes conditions générales de service ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles FLEXIDESK SAS met à disposition du client des espaces de travail et fournit les prestations associées.

Les prestations peuvent inclure notamment : bureaux équipés privatifs, postes de travail en open space, salles de réunion, espaces communs, accès internet, accueil, services administratifs et prestations complémentaires.

La mise à disposition constitue une prestation de services avec occupation temporaire de locaux. Elle ne crée aucun bail, aucun droit au maintien dans les lieux et aucun droit réel au profit du client.

Article 2 — Champ d'application et documents contractuels

Les présentes conditions s'appliquent à toute réservation, commande, abonnement, devis accepté ou contrat conclu avec FLEXIDESK, sauf conditions particulières expressément convenues par écrit.

En cas de contradiction, l'ordre de priorité est le suivant : conditions particulières signées, devis ou bon de commande accepté, grille tarifaire en vigueur, puis présentes conditions générales.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions avant toute souscription.

Article 3 — Description des espaces

FLEXIDESK peut mettre à disposition des bureaux privatifs meublés, des postes de travail en open space, des salles de réunion, ainsi que l'accès à certains espaces communs.

Les espaces, équipements, capacités d'accueil et prestations incluses sont décrits dans l'offre commerciale, le devis, le contrat ou la grille tarifaire applicable.

Les photographies, plans, visuels et descriptifs communiqués par FLEXIDESK ont une valeur indicative et non contractuelle, sauf mention contraire expresse.

Article 4 — Services inclus et prestations optionnelles

Selon la formule souscrite, le client peut bénéficier d'un accès à internet, à l'électricité, au chauffage ou à la climatisation, aux sanitaires, à la cafétéria, aux espaces communs, ainsi qu'au nettoyage des parties communes.

Des prestations complémentaires peuvent être proposées en option, notamment : ligne téléphonique, secrétariat, impression, service courrier, casiers, salles de réunion supplémentaires, prestations administratives, domiciliation, ménage spécifique, sécurité additionnelle ou services techniques.

Les prestations optionnelles sont facturées en sus selon la grille tarifaire en vigueur au jour de leur commande ou consommation.

Accès et Durée

Article 5 — Accès aux locaux et moyens d'accès

Les locaux sont accessibles selon les horaires communiqués par FLEXIDESK. Des modalités d'accès étendues peuvent être convenues pour certaines formules.

Tout badge, clé, code, identifiant numérique ou moyen d'accès remis au client est strictement personnel, confidentiel et incessible. Le client est responsable de son usage par ses salariés, dirigeants, prestataires, invités ou toute personne agissant pour son compte.

En cas de perte, vol, divulgation ou utilisation frauduleuse d'un moyen d'accès, le client doit en informer immédiatement FLEXIDESK. Les frais de remplacement, de reprogrammation ou de sécurisation pourront être facturés.

Article 6 — Durée, reconduction et préavis

La prestation peut être conclue pour une durée déterminée, pour une période mensuelle renouvelable, sous forme d'abonnement ou pour une réservation ponctuelle.

Sauf stipulation contraire, tout contrat est renouvelé tacitement pour des périodes successives identiques ou mensuelles selon la formule souscrite.

Sauf dispositions particulières contraires, le préavis de non-renouvellement est de : un mois pour une formule mensuelle ; deux mois pour une durée ferme de trois mois ; trois mois pour toute durée supérieure à trois mois. Le préavis court à compter de sa réception par FLEXIDESK.

Article 7 — Mise à disposition, indisponibilité et réaffectation

Si, pour un motif indépendant de sa volonté ou lié à l'exploitation du site, FLEXIDESK ne peut fournir l'espace initialement prévu à la date convenue, elle pourra proposer un espace équivalent ou raisonnablement comparable, différer le début de la prestation ou annuler la réservation concernée.

Sous réserve de préserver la cohérence de la prestation, FLEXIDESK peut réaffecter au client un autre bureau, poste ou salle au sein du site, notamment pour des besoins d'exploitation, de sécurité, de maintenance, d'optimisation des surfaces ou de travaux.

Une telle réaffectation ne donne lieu à aucune indemnité dès lors que l'espace proposé demeure raisonnablement équivalent au regard de l'usage contractuel.

Article 8 — Réservation des salles de réunion et prestations ponctuelles

Les salles de réunion et prestations ponctuelles sont fournies sous réserve de disponibilité et selon les modalités de réservation applicables.

Toute heure entamée ou tout créneau réservé peut être facturé conformément à la grille tarifaire. En cas d'annulation tardive ou de non-présentation, FLEXIDESK pourra facturer tout ou partie de la réservation selon ses conditions tarifaires.

Le client est responsable du respect des capacités d'accueil, des horaires, du bon usage des équipements mis à disposition et du comportement de ses participants.

Conditions Financières

Article 9 — Prix, indexation et révision

Les prix s'entendent hors taxes, auxquels s'ajoute la TVA au taux légal en vigueur. Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de la souscription ou du renouvellement, sauf prix ferme convenu par écrit pour une période déterminée.

FLEXIDESK peut réviser ses prix à chaque date anniversaire du contrat et lors de tout renouvellement, notamment en fonction de l'évolution de l'indice des prix, des coûts d'exploitation, de l'énergie, des services, des assurances, de la fiscalité ou des travaux.

Les prestations ponctuelles, consommations variables et services à l'usage sont facturés selon le tarif en vigueur au moment de leur réalisation.

Article 10 — Facturation et modalités de paiement

Les factures sont émises sous format électronique, sauf exception. Elles sont payables comptant à leur date d'émission ou, si un terme est prévu, à la date d'échéance mentionnée sur la facture.

Le paiement intervient par carte bancaire, prélèvement, virement ou tout autre moyen accepté par FLEXIDESK. Pour certaines offres, le paiement d'avance est exigé.

FLEXIDESK peut exiger la mise en place d'un moyen de paiement automatique, notamment en cas d'abonnement, de durée ferme, de renouvellement, d'incident de paiement ou d'encours significatif.

Article 11 — Dépôt de garantie et garanties financières

FLEXIDESK peut demander un dépôt de garantie ou toute autre garantie financière lors de la souscription. Ces sommes garantissent le paiement des montants dus, la restitution des moyens d'accès, le respect des obligations contractuelles et la réparation des dégradations éventuelles.

Le dépôt de garantie n'est pas productif d'intérêts. Il peut être augmenté en cas d'évolution de la prestation, de hausse tarifaire, d'impayés répétés, de dépassement d'encours ou de risque particulier identifié.

Après la fin du contrat, le dépôt de garantie est restitué dans un délai maximum de trente (30) jours, après déduction des sommes dues, frais, réparations, remises en état, pénalités, consommations et prestations restant à facturer.

Article 12 — Retard de paiement, suspension et frais complémentaires

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'application d'intérêts de retard calculés au taux de refinancement de la BCE majoré de dix points, ainsi que l'indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement de quarante euros.

Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, FLEXIDESK pourra demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

En cas d'impayé, de paiement partiel, de rejet de prélèvement, de provision insuffisante, de contestation abusive ou de manquement contractuel, FLEXIDESK pourra suspendre tout ou partie des services, refuser l'accès aux locaux, bloquer les réservations en cours ou exiger un paiement immédiat par tout moyen.

La suspension des services n'emporte ni résiliation automatique ni renonciation à agir. Les accès et prestations suspendus seront rétablis dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures ouvrées à compter du paiement intégral des sommes exigibles. Si la suspension ou la remise en service a généré pour FLEXIDESK des frais techniques, bancaires ou administratifs spécifiques, ceux-ci pourront être refacturés au client sur justificatifs.

Obligations des Parties

Article 13 — Obligations générales du client

Le client s'engage à utiliser les lieux conformément à leur destination professionnelle, à respecter les présentes conditions, le règlement intérieur, les consignes de sécurité et l'ensemble des lois et règlements applicables à son activité.

Le client veille à ce que ses salariés, mandataires, prestataires, visiteurs et invités respectent les mêmes obligations. Il demeure pleinement responsable de leurs actes, omissions, nuisances, dégradations et impayés.

Le client s'interdit tout comportement susceptible de troubler l'exploitation du site, de porter atteinte à la tranquillité des autres occupants, à la sécurité, à l'image de FLEXIDESK ou au propriétaire de l'immeuble.

Article 14 — Restrictions d'usage

Sauf accord écrit préalable, il est interdit au client de stocker des marchandises ou produits dangereux, inflammables, illicites ou incompatibles avec la destination des locaux ou la résistance des planchers.

Il est également interdit d'installer des appareils électroménagers non autorisés, des équipements énergivores, des serveurs, des dispositifs de minage de cryptomonnaie, des antennes, câblages ou installations techniques sans accord préalable de FLEXIDESK.

Toute utilisation à des fins d'habitation, de sommeil, d'hébergement, d'activité illégale, immorale, trompeuse, politique partisane, concurrente de l'activité de FLEXIDESK ou contraire à la réglementation est strictement interdite.

Article 15 — Invités, visiteurs et capacité d'accueil

La capacité maximale de chaque bureau, salle de réunion ou espace privatif correspond au nombre de places prévu pour l'espace concerné. À titre ponctuel et pour de courtes durées, le client peut recevoir des invités dans la limite d'un nombre équivalent à cette capacité, sous réserve du respect des règles de sécurité, du confort des autres occupants et des consignes de FLEXIDESK. À titre d'exemple, un bureau de deux (2) places peut accueillir deux (2) occupants réguliers et jusqu'à deux (2) invités ponctuels.

En open space, chaque poste est strictement personnel et ne peut être utilisé simultanément par plusieurs personnes. Dans les bureaux privatifs, le nombre d'occupants réguliers autorisés ne peut excéder le nombre de places prévu pour le bureau concerné, sauf accord écrit préalable de FLEXIDESK.

Les invités et visiteurs demeurent sous l'entière responsabilité du client. FLEXIDESK peut refuser l'accès ou demander le départ immédiat de toute personne dont le comportement est inadapté, excessif, dangereux ou non conforme aux présentes conditions.

Les parties communes ne peuvent être utilisées pour recevoir des invités, organiser des réunions, événements, formations, fêtes ou rassemblements sans autorisation préalable écrite.

Article 16 — Internet, télécoms, données et sécurité informatique

L'accès internet, aux réseaux et aux services télécoms est fourni sous réserve de disponibilité. FLEXIDESK ne garantit ni un débit minimum, ni une continuité absolue du service, ni une sécurité totale des transmissions, systèmes ou données du client.

Le client doit mettre en place, à ses frais, les protections techniques, sauvegardes, antivirus, chiffrement, pare-feu et dispositifs de sécurité adaptés à son activité.

Aucun câblage, routeur, borne, baie, serveur, raccordement ou installation informatique ou télécom ne peut être mis en place sans accord préalable écrit de FLEXIDESK. Les frais d'installation, d'entretien, de mise en conformité et de retrait restent à la charge du client.

Article 17 — Utilisation de l'adresse, domiciliation et communication

Le client ne peut utiliser l'adresse du site comme siège social, établissement, adresse commerciale, adresse postale, mention sur documents officiels ou support de communication qu'avec l'accord écrit préalable de FLEXIDESK et, le cas échéant, dans le cadre d'une prestation spécifique de domiciliation ou de courrier.

Toute utilisation non autorisée de l'adresse, du nom, du logo, de la marque ou de tout signe distinctif de FLEXIDESK est interdite.

En cas d'utilisation irrégulière de l'adresse ou d'obligations administratives, fiscales ou réglementaires supplémentaires générées par le client, FLEXIDESK pourra facturer les frais correspondants et résilier immédiatement les services concernés.

Article 18 — Entretien, travaux et accès aux espaces

Le client doit conserver les lieux, équipements et mobiliers en bon état et signaler sans délai toute anomalie, panne, sinistre ou dégradation.

Le client devra laisser accéder aux espaces à FLEXIDESK, à ses représentants, prestataires, assureurs, entreprises ou au propriétaire pour inspection, nettoyage, maintenance, travaux, visites, sécurité, urgence ou relocation en fin de préavis.

Les travaux, interventions, coupures temporaires, nuisances raisonnables, restrictions d'accès ou mesures de sécurité imposées par l'exploitation du site ou de l'immeuble ne donnent droit à aucune indemnité, réduction de prix ou suspension des obligations de paiement, sauf faute lourde démontrée de FLEXIDESK.

Article 19 — Dégradations, nettoyage spécifique et frais additionnels

Le client répond de toute dégradation, perte, disparition, altération, salissure anormale ou détérioration causée aux locaux, aux équipements, au mobilier, aux moyens d'accès ou aux parties communes.

FLEXIDESK peut facturer les frais de remise en état, de nettoyage renforcé, d'évacuation de déchets inhabituels, de traitement antiparasitaire, de sécurisation, de désinfection, d'intervention technique ou tout autre coût supplémentaire directement lié à l'usage du client, sur la base du coût réellement supporté par FLEXIDESK.

L'usure normale reste à la charge de FLEXIDESK ; toute détérioration excédant l'usage normal est à la charge du client.

Article 20 — Assurance, biens du client et renonciation à recours

FLEXIDESK assure ses propres locaux et équipements selon les polices qu'elle juge appropriées. Le client doit assurer ses biens, archives, matériels, données, marchandises, responsabilité civile professionnelle et, plus généralement, tous les risques liés à son activité et à l'occupation des espaces.

Les biens du client demeurent placés sous sa garde exclusive. FLEXIDESK n'est pas dépositaire des biens, documents, matériels ou effets personnels laissés dans les lieux.

Le client renonce, et fera renoncer ses assureurs, à tout recours contre FLEXIDESK et ses assureurs pour les dommages subis par ses biens ou son activité, sauf faute lourde ou dolosive de FLEXIDESK.

Responsabilités et Garanties

Article 21 — Responsabilité et limitation de responsabilité

FLEXIDESK ne pourra être tenue responsable qu'en cas de faute prouvée lui étant directement imputable et exclusivement pour les dommages directs résultant de l'exécution des services.

En aucun cas FLEXIDESK ne pourra être tenue responsable des pertes d'exploitation, pertes de chiffre d'affaires, pertes de bénéfices, pertes de données, pertes d'économies, atteinte à l'image, interruption d'activité, pertes indirectes ou réclamations de tiers.

Sous réserve des dispositions légales impératives, la responsabilité totale de FLEXIDESK, toutes causes confondues, est plafonnée au montant total hors taxes payé par le client au titre des trois derniers mois de service précédant le fait générateur, sans pouvoir excéder 50 000 euros.

Article 22 — Conformité légale, éthique et indemnisation

Le client déclare exercer une activité licite et conforme à l'ensemble des réglementations qui lui sont applicables, notamment en matière fiscale, sociale, commerciale, sanitaire, de protection des données, de lutte contre la corruption, le blanchiment, l'esclavage moderne et les sanctions internationales.

Si une autorité, un tiers ou le propriétaire de l'immeuble met en cause FLEXIDESK en raison des activités, déclarations, documents, visiteurs, salariés ou manquements du client, celui-ci devra garantir et indemniser FLEXIDESK de l'ensemble des condamnations, frais, coûts, honoraires, pertes et préjudices qui en résulteraient.

Tout manquement grave aux obligations du présent article autorise FLEXIDESK à résilier immédiatement tout ou partie des services, sans préavis, sans préjudice de tous dommages et intérêts complémentaires.

Article 23 — Non-sollicitation du personnel

Pendant la durée du contrat et pendant une période de six (6) mois suivant sa cessation, le client s'interdit de solliciter en vue de son embauche ou d'embaucher directement tout salarié de FLEXIDESK intervenant dans le centre concerné, sauf accord écrit préalable de FLEXIDESK. En cas de violation de cette clause, le client sera redevable envers FLEXIDESK, à titre de clause pénale, d'une indemnité forfaitaire égale à six (6) mois de rémunération brute du salarié concerné.

Fin du Contrat

Article 24 — Résiliation, clause résolutoire et fin de contrat

En cas de non-paiement, d'usage non conforme, de manquement à la sécurité, d'atteinte aux autres occupants, d'infraction aux présentes conditions ou d'insolvabilité du client, FLEXIDESK pourra résilier le contrat de plein droit quarante-huit heures après mise en demeure restée infructueuse, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

La résiliation ou l'arrivée du terme entraîne la fin immédiate du droit d'occupation et peut donner lieu à la désactivation des moyens d'accès, à l'interruption des services et à l'exigibilité immédiate de toutes sommes dues.

En cas de résiliation anticipée imputable au client ou de départ avant terme hors cas admis par FLEXIDESK, le client restera redevable des sommes échues non réglées ainsi que, à titre d'indemnité de résiliation anticipée, des redevances qui auraient été dues jusqu'au terme normal de la période contractuelle en cours, dans la limite maximale de six (6) mois de redevance mensuelle hors taxes.

Article 25 — Restitution des lieux et biens abandonnés

À la fin du contrat, le client doit libérer immédiatement les lieux, restituer tous les moyens d'accès et rendre les espaces, mobiliers et équipements dans un état conforme à l'état initial, sous réserve de l'usure normale.

Tout bien, document, mobilier, matériel, archive, carton ou objet laissé sur place après la fin du contrat pourra être déplacé, stocké, restitué, détruit, recyclé ou cédé par FLEXIDESK, aux frais exclusifs du client, sans que la responsabilité de FLEXIDESK puisse être engagée.

Si le client se maintient dans les lieux après la fin du contrat, pour quelque cause que ce soit, il sera redevable, jusqu'à libération complète des espaces et restitution de l'ensemble des moyens d'accès, d'une indemnité d'occupation journalière égale à deux (2) fois le tarif journalier HT applicable à l'espace concerné.

Données et Dispositions Finales

Article 26 — Données personnelles, vidéosurveillance et confidentialité

Les parties s'engagent à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles. Les traitements réalisés par FLEXIDESK le sont conformément aux obligations légales en vigueur et aux informations de traitement communiquées au client par tout support approprié, notamment au moyen d'une politique de confidentialité.

Certaines zones des locaux peuvent être placées sous vidéosurveillance pour la sécurité des personnes et des biens. Les images sont conservées pendant la durée nécessaire à cette finalité, dans le respect de la réglementation applicable.

Les informations commerciales, techniques, financières ou contractuelles échangées entre les parties sont confidentielles. Cette obligation survivra pendant trois ans à compter de la fin des relations contractuelles, sauf obligation légale contraire.

Article 27 — Dispositions finales

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure ou un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment grève, incendie, dégâts des eaux, catastrophe naturelle, épidémie, panne générale, cyberattaque, restriction administrative, décision publique ou indisponibilité du bâtiment. Si l'empêchement se prolonge au-delà de trente (30) jours calendaires consécutifs, chacune des parties pourra résilier le contrat sans indemnité par notification écrite.

Le contrat est conclu intuitu personae au profit du client. Il ne peut être cédé, sous-loué, transféré ou mis à disposition d'un tiers sans l'accord écrit préalable de FLEXIDESK. Toute tolérance n'emporte ni renonciation ni modification contractuelle.

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de différend relatif à leur validité, interprétation, exécution ou cessation, les parties s'efforceront au préalable de rechercher une solution amiable. À défaut d'accord amiable, tout litige relèvera de la compétence du tribunal de commerce du lieu de situation du site concerné, sauf règle impérative contraire.